FAQ

Häufig gestellte Fragen

Benutzer

Die maximale Anzahl ist technisch unbegrenzt.

Begrenzt wird nur die in Ihrer Lizenz festgelegte maximale Benutzeranzahl (die erworbene Anzahl der Lizenzen).

Datenbank und Daten

Alle Dokumente und Dateien werden wahlweise direkt bei Ihnen, auf Ihrem PC, in einer verschlüsselten Datenbank gespeichert oder, falls Ihre Dokumente unter "Meine Windows Dokumente" gespeichert werden, nicht verschlüsselt in Ihrem lokalen Windows Verzeichnis.


Zudem haben Sie die Möglichkeit die Datenbank auf einem NAS Gerät einzurichten und Ihre Daten so auf dem NAS zu speichern.


In allen Fällen haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten.

PaperOffice benötigt für die komplette Speicherung aller Daten ca. 1 TB pro 1.000.000 Dokumentseiten.


Der tatsächliche Speicherbedarf richtet sich nach verschiedenen Faktoren, wie z.B. Scanauflösung, Seitengrösse, Anteil digitaler / analoger Dokumente und Anteil von Grafikelementen / Text auf Dokumenten sowie weiterer Faktoren.

In PaperOffice können Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten.


Für ein reibungsloses Arbeiten mit mehreren Datenbanken empfehlen wir den Einsatz von mehrerer Lizenzen, da ein häufiger Datenbankwechsel, zu Ihrer eigenen Sicherheit, unter Umständen mit einem Cool Down in Höhe von 3 Tagen verbunden ist sowie jedes Benutzerkonto nur die Lizenz für eine Datenbankverbindung beinhaltet.


Um das Verbinden/Trennen zu vermeiden empfehlen wir ein zweites Benutzerkonto anzulegen und dieses mit der zweiten Datenbank zu verbinden. So können Sie bequem das jeweilige Benutzerkonto wählen und arbeiten sofort mit der verbundenen Datenbank, da das Wechseln der Datenbank durch einen Benutzer NUR durch Trennen und danach Verbinden erfolgen darf.


Trennen Sie sich dann mit der vorhandenen Datenbankverbindung.


Nun müssen Sie die Verbindung zu einer neuen Datenbank durchführen, indem Sie nach dem Trennen der Datenbankverbindung ganz einfach auf "Weiter" klicken und im nächsten Schritt die Datenbank auswählen.

Generell werden alle Dateiformate von PaperOffice unterstützt, jedoch wird nicht von allen Dateiformaten ein Vorschaubild erstellt und Texterkennung angeboten.


Folgende Dateiformate werden in PaperOffice direkt unterstützt:

"jpg","jpeg","pdf","png","tif","tiff","html","htm","txt"

Insofern Microsoft Office 365 installiert ist, werden zusätzlich, je nach Edition, folgende Dateiformate unterstützt:

"doc","docx","ppt", "pptx","xls","xlsx"

Auf dem lokalen PC

PaperOffice verfügt standardmäßig über einen eigenen standardmäßigen Datenbankserver ( MariaDB10 ) welcher sofort und ohne zusätzlich Einstellungen lauffertig mitinstalliert wird


Auf einem NAS (Network Attached Storage)

Die meisten NAS-Geräte verfügen über einen integrierten MySQL oder MariaDB Datenbankserver welchen PaperOffice direkt benutzen kann


Eigener lokaler Windows- oder Linuxserver

Sie können MySQL oder MariaDB auf jedem Server installieren und von PaperOffice benutzen lassen.


Dedizierter Rootserver in einem beliebigen Rechenzentrum

PaperOffice unterstützt durch die integrierte Endpoint-to-Endpoint Verschlüsselung die Benutzung von fernvernetzten MySQL und MariaDB Datenbanken


Amazon Web Services

Ähnlich zu dedizierten Rootservern unterstützt PaperOffice durch die integrierte Endpoint-to-Endpoint Verschlüsselung die Benutzung von MySQL und MariaDB Datenbanken in der AWS Cloud

Jede durch PaperOffice erstellte Datenbank ist mit einem hochgradigen Passwort geschützt.
Alle beinhalteten Dokumente werden durch das PaperOffice ChunkCrypt mit einer Militärverschlüsselung in Höhe von 1024bit verschlüsselt.

Selbstverständlich können Sie alle Datenbanken direkt auf Ihrem NAS-Laufwerk speichern, insofern Ihr NAS über einen MySQL-Server verfügt, z.B. Synology oder QNAP NAS.

Zudem unterstützt PaperOffice die Verwendung eines MariaDB 5 und MariaDB 10 Datenbankservers, welcher wahlweise unter Windows, Linux oder MacOS installiert werden kann.

Wir empfehlen die Verwendung der Datenbanken auf dem NAS von QNAP oder Synology.

Bitte beachten Sie, dass sowohl MariaDB 5 als auch MariaDB 10 eingerichtet werden sollte, verwenden Sie hierfür unsere Einrichtungsvideos auf YouToube oder HelpDesk Einträge.

Zudem können Sie unsere erweiterte Support Leistung erwerben, unsere technischen Mitarbeiter richten Ihnen die Datenbank problemlos ein.

Nein, um PaperOffice auf einem Mac zu nutzen müssen Sie z.B. Virtual Box nutzen.

Jedoch wird zukünftig für das Jahr 2022 eine MAC Version geplant.

PaperOffice wurde speziell für Windows 10 64bit entwickelt.

Zudem sollten Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Windows installierte Drittanbieter Software, wie z.B. Antivirusprogramme, PaperOffice oder einzelne PaperOffice Module weder blockieren noch verlangsamen.

Als Microsoft Produkt, empfehlen wir den Einsatz des Windows Defender.

PaperOffice unterstützt KEINE x86-Systeme.

Nein, Ihre Daten werden grundsätzlich nicht in der Cloud gespeichert!

Falls die PaperOffice Datenbank bei Ihnen lokal erstellt wurde, Sie Ihre Daten unter "Meine PaperOffice Dokumente" sowie "Gemeinsame PaperOffice Dokumente" speichern, so werden diese in der bei Ihnen lokal eingerichteten MySQL Datenbank hochsicher verschlüsselt gespeichert.

Falls Sie Ihre Daten unter "Meine Windows Dokumente" oder "Gemeinsame Windows Dokumente" speichern, so werden diese bei Ihnen lokal im Windows Verzeichnis gespeichert.

Für den Fall, dass Ihre Datenbank auf einem NAS Server (wie QNAP oder Synology) eingerichtet wurde, so werden Ihre Daten in der Datenbank auf dem NAS Server gespeichert.

Um eine Datenbank im Netzwerk gemeinsam nutzen zu können, gehen Sie wie folgt vor:

Jeder einzelne Benutzer, der sich mit einer Datenbank verbinden möchte, muss vorerst ein PaperOffice Konto erstellen.

Wählen Sie danach in Optionen "Weiter und Datenbankverbindung verwalten" und "Datenbank Manager starten".
Wählen Sie danach Lokale Datenbank und "Vorhandene Datenbank verwenden" und geben Sie den Pfad Ihrer bestehenden Datenbank, welche sich im Netzwerk befindet, an.
Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert den MasterKey dieser Datenbank einzugeben, dies dient dazu, dass unbefugte Dritte sich keinen Zugang zu sensiblen Daten verschaffen. Nachdem Sie die richtigen MasterKeys ausgewählt haben, werden Sie mit der Datenbank verbunden und können starten.

Nutzen Sie den kostenlosen PaperOffice Installationssupport, welcher bei einer Erstinstallation angeboten wird!

Unsere Supporter stehen Ihnen bei der Erstinstallation per Telefon und Teamviewer unterstützend zur Seite für einen garantiert reibungslosen Start mit PaperOffice.

Ein PaperOffice Supporter wird Ihnen per Telefon und TeamViever (Fernwartung) weiterhelfen. Dieser Service ist eine kostenlose Kulanzleistung im Rahmen der PaperOffice Vertrauensgarantie.

Gehen Sie auf die folgende Seite und beantragen einen freien Termin.

Internet

NEIN! PaperOffice benötigt für die Arbeit KEINE Internetverbindung.


Internet wird lediglich für den Download des Setup Pakets, Erstellung des Benutzerkontos, Datenbankerstellung und das Hinzufügen des Geräts benötigt.


Bitte beachten Sie, dass dabei keine Updates oder Release Updates ausgeführt sowie alle Online basierten Dienste (Online Services) deaktiviert werden.


Die PaperOffice Programmlizenz wird auch offline abgelegt. Sollte die lokale Lizenzdatei beschädigt oder verändert werden, so benötigen Sie einmalig eine Internetverbindung, um diese automatisch zu reparieren.

Mindestvoraussetzungen und Systemanforderungen

Betriebssysteme / Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2016-2019, Microsoft® Office® 365. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.

Darstellung: Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.

Hardware: Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 der neueren Generation (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Internetverbindung wird nicht für den Produktivbetrieb benötigt, nur für Download des Setup Pakets, Erstellung des Benutzerkontos, Datenbankerstellung und das Hinzufügen des Geräts. Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)

Netzwerk (optional): Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.

Datenbank: Erforderlich- mindestens 1GB freier Speicherplatz bei lokaler Datenbankspeicherung. Empfohlen: Datenspeicherung auf einem NAS Gerät (wie z.B. QNAP oder Synology) mit mindestens 10GB freiem Speicherplatz.

Drucker/Scanner (optional): Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.

Lizensierung: PaperOffice Programmlizenzen der Version One sind für ein Benutzerkonto, eine Datenbank sowie Installation auf nur einem PC gültig. Nutzung mit Datenbank auf einem NAS zugelassen.
Um PaperOffice im Netzwerk, NAS oder eigenem Server zu nutzen, benötigen Sie die Version PaperOffice Team.
Der Datenbankserver selbst benötigt hierbei keine eigene Lizenz.
PaperOffice kann auf dem lizenzierten PC beliebig oft neu installiert werden. Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten möchten, benötigen Sie für jede Datenbank ein eigenes PaperOffice Benutzerkonto. Andernfalls können Sie die Datenbank alle 96 Stunden wechseln. Eine PaperOffice Team Lizenz erlaubt die Installation auf bis zu 3 PCs, jedoch nur 1 Benutzerkonto. Für die Installation auf mehr als 3 PC´s oder für das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Benutzer im Netzwerk, so benötigen Sie pro Benutzerkonto eine PaperOffice Team Lizenz.
Beispiele:
PaperOffice als Einzelplatzversion, lokaler Datenbankspeicherung oder Datenbank auf einem NAS= 1 Stück PaperOffice One
PaperOffice mit Installation auf bis zu 3 PCs und 1 Benutzerkonto sowie Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) = 1 Stück PaperOffice Team
PaperOffice im Netzwerk und Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) mit 5 Benutzerkonten = 5 Stück PaperOffice Team

Sprachen

PaperOffice ist in folgenden Sprachen verfügbar:


  • German flag Deutsch (DE)
  • English flag Englisch (EN)
  • Russian flag Russisch (RU)
  • Spanish flag Spanisch (ES)

Eine BETA Version ist ebenfalls in folgenden Sprachen verfügbar:


  • Niederländisch
  • Portugiesisch
  • Französisch (FR)
  • Italienisch

  • Sie können uns bestmöglich dabei unterstützen:
    Melden Sie alle Übersetzungsfehler, die Ihnen auffallen. Ebenso können Sie Verbesserungsvorschläge machen, indem Sie uns eine EMAIL mit dem Fehler und der richtigen Schreibweise senden.

Ja, PaperOffice unterstützt vollständig die UTF-8 (Unicode) Kodierung.

Updates und Support

Vor dem Veröffentlichen eines neuen Updates, prüft das technische Team von PaperOffice die Updates gründlich, um mögliche Probleme oder vorübergehende Wartungsverluste zu vermeiden. Es ist jedoch NICHT möglich alle Computer mit unterschiedlichen Konfigurationen, Programmen von Drittanbietern, Antivirenprogrammen usw. zu prüfen, daher bitten wir Sie, die folgenden Empfehlungen zu berücksichtigen:


Wenn ein neues PaperOffice-Update verfügbar ist, empfehlen wir, es in einer Testumgebung oder auf einer virtuellen Maschine zu installieren, bevor es in der Produktion installiert wird.

Wenn nach der Installation in der Testumgebung alles ordnungsgemäß funktioniert, können Sie alle in der Produktion befindlichen Geräte aktualisieren.


Bei Fragen wenden Sie sich an das PaperOffice Supportteam.

Mit PaperOffice PLUS müssen Sie sich nie wieder um Updates oder neue Versionen kümmern und aktiviert neben persönlichem Telefonsupport auch alle OnlineServices für das beste PaperOffice aller Zeiten.


PaperOffice SLA erweitert Ihr PaperOffice PLUS. Was bedeutet, dass wenn Ihr Plus Inklusivkontingent für den technischen Support oder Beratung ausgeschöpft ist, kann zusätzlich SLA von Ihnen aktiviert werden.


Durch den Einsatz von PaperOffice Plus verfügen Sie über ein Inklusivkontingent an Support bzw. Beratung. Bitte beachten Sie jedoch, dass der tatsächliche Supportumfang durch unser Supportteam selbstständig eingeschätzt wird und nach Absprache in Rechnung gestellt werden kann. Weitere Details zu den verfügbaren Supportarten und Reaktionszeiten entnehmen Sie bitte hier.


Beispiel. Dafür benötigen Sie ein PaperOffice Plus

- Probleme beim Ausführen des PaperOffice Installationsprogramms
- Fragen zur Auswahl des idealen Speicherortes der PaperOffice Datenbank
- Probleme, die bei der Ausführung des PaperOffice Installationsprogramms mit einer lokalen Standarddatenbank auftreten
- Fragen, die sich daraufhin beziehen, wie man eine Email aus Outlook archiviert
- Fragen, die sich daraufhin beziehen, wie man mit PaperOffice ScreenCapture Bildschirmfotos archiviert
- Probleme beim Ausführen des PaperOffice Addin in Word, Excel oder Outlook


Beispiel. Dafür benötigen Sie einen PaperOffice SLA

- Beratung, die sich daraufhin bezieht, wie man mit PIA am besten automatisiert Dokumente erkennt und ablegt
- Einrichtung eines NAS damit PaperOffice dieses zur Datenbankspeicherung verwendet
- Probleme nach der eigenständiger Einrichtung einer Datenbank auf dem NAS Gerät
- PaperOffice Intensiv-Schulung und Hilfestellung zum optimalen Einsatz und Workflow-Lösung